介護ソフトの乗り換えを検討している経営者にご理解頂きたいポイントを紹介します。
ソフトの乗り換えを考えたからには何らかの目的があるはずです。その際に、適切な視点を知っておくと満足度向上に役立つでしょう。
データの引継ぎ、機能面の比較など気になるポイントについても、あわせて紹介していきます。

データの引継ぎはできるか

データの引継ぎ可否は、これまで使っていた介護ソフト、新しく検討しているソフトの相性によって変わってきます。
比較検討段階で業者によく確認して、スムーズな引継ぎを目指しましょう。導入費用にデータ引継ぎコストが加味されているかも、重要なチェックポイントです。

経営している事業所の規模が大きいほど、扱うデータ数も多くなります。これを全て職員の手作業で移行するのは、大変な時間と労力を要するものです。
入力ミスがあった場合、保険関係の手続きなどに影響がでるリスクもあります。プロの手で確実に引継ぎしてもらえるソフトを選択すると安心でしょう。

引継ぎ作業にかかる時間については、業者によって変わってきます。
通常業務にどんな支障が考えられるかも含めて、具体的なスケジュールを固めることが大切です。
導入作業を行って終わりではなく、職員が問題なく使いこなせるレベルになるまでの期間も把握しましょう。
画面操作がわかりやすく操作性に優れた介護ソフトを選ぶほど、職員の負担は軽減されます。

必要な機能を考える

サービス内容や管理情報の種類によって、重視したい機能が変わってきます。
乗り換えを何度も繰り返すのはリスクが高いため、自社にあったソフトウェアを選択しましょう。
現場で働く介護職員や経営者の立場で考えると、下記の機能は重視したいところです。

個別利用者のプロフィール登録機能

氏名、介護保険情報など基本的な内容はもちろん、支払い方法や家族情報まで一覧できる機能が便利です。
現在使っている介護ソフトとフォーマットが似ていると、スムーズに移行できるでしょう。
保険利用、保険外など受けたサービス内容を時系列で記録する機能も便利です。サービスの名称を事業所ごとにカスタマイズできる仕組みがあれば、そのまま請求書に転記できます。

入金管理機能

利用者負担分と保険請求分を分類して登録、入金情報を一元管理できるシステムが便利です。
会計システムと連動させると、お金の流れが一目でわかります。未入金分を随時確認して、しかるべき対応をとることで経営の安定化にも役立つでしょう。
月をまたいでお金の流れを把握できると売掛金もはっきりします。事業所規模だけでなく、個別利用者単位の集計ができるとなお便利です。

経営指標の集計、管理

個別データを自動的に集計してグラフや表にまとめる仕組みがあれば、経営状態の把握に役立ちます。
事務員が担当していた集計作業を自動化することにより、作業時間の短縮も期待できます。
売上高や営業利益など個別指標を随時集計するためには、詳細な入金管理機能が不可欠です。どのくらいの精度で指標が出せるか、打ち合わせ時に確認しましょう。

上記で紹介した基本機能でまかなえない部分については、オプションを追加することで会社の実態に合わせた介護ソフトに調整させることもできます。
介護ソフトを使ってどんなことをしたいか、どんな機能があったら便利かを現場とよく話し合って、利便性が高いシステムを構築しましょう。
価格が多少高くなっても、人件費と差し引きするとメリットが大きくなるケースもあります。
単純な価格比較で乗り換えソフトを考えずに、実態をふまえた選択を意識しましょう。

まとめ

介護ソフトの乗り換えは、事業所の経営に関わる重要な問題です。
業務効率化やコスト削減などのメリットが期待でき、利益拡大につながります。副次的には、職員の働きがいを産み出すことで優秀な人材確保もできるはずです。
現在お使いのソフトに使いにくさを感じているようなら、新しいものへの乗り換えを検討してみましょう。
今回紹介したポイントを参考に、自社にとって望ましい介護ソフトを選んでみてください。